Cestovní náhrady jsou upraveny v Zákoně č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v sedmé části.
Dále je třeba brát v potaz ostatní zákony, jako např. Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů a další.
Každý rok se mění úprava sazeb pomocí vyhlášek, od 1.1 2016 je to vyhláška 385/2015 a pro zahraniční stravné vyhláška č. 309/2015 Sb.
Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší tyto cestovní náhrady:
a) stravné
Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné, které činí
- 70 Kč až 83 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
- 106 Kč až 127 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin,
- 166 Kč až 198 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Pokud bylo zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá (dále jen „bezplatné jídlo“), přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo až o hodnotu:
- 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
- 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
- 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
b) náhrada prokázaných jízdních výdajů
Dohodne-li se zaměstnanec se zaměstnavatelem, že při pracovní cestě použije silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla zaměstnavatele, přísluší mu za každý 1 km jízdy sazba základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty.
Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí nejméně
- u jednostopých vozidel a tříkolek 1,00 Kč,
- u osobních silničních motorových vozidel 3,80 Kč.
Náhrada za spotřebované pohonné hmoty přísluší zaměstnanci ve výši vypočtené z ceny pohonné hmoty a spotřeby pohonné hmoty vozidla. Při výpočtu výše náhrady za spotřebované pohonné hmoty se vychází z ceny pohonné hmoty prokázané zaměstnancem. V případě, že nedojde k prokázání skutečné ceny pohonných hmot, použije se průměrná cena příslušné pohonné hmoty stanovenou vyhláškou.
Výše průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty na rok 2016 činí:
- benzin 95 oktanů: 29,70 Kč,
- benzin 98 oktanů: 33,00 Kč,
- motorová nafta: 29,50 Kč.
c) další cestovní náhrady
- náhrada prokázaných výdajů za ubytování
- náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů
- náhrada prokázaných jízdních výdajů za cesty k návštěvě rodiny
Cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě 2016
Zaměstnanci vyslanému na zahraniční pracovní cestu přísluší tyto cestovní náhrady:
a) zahraniční stravné
Zahraniční stravné se stanoví dle základní sazby stanovené pro příslušný stát prováděcím právním předpisem (vyhláška č. 309/2015 Sb.).
Pokud doba strávená mimo území ČR trvá v kalendářním dni:
- déle než 18 hod. – zahraniční stravné činí v plné výši základní sazby,
- déle než 12 hod., nejvýše však 18 hod. – zahraniční stravné ve výši 2/3 sazby,
- déle než 1 hod (nebo 5 hod.)*, nejvýše však 12 hod. – zahraniční stravné ve výši 1/3 sazby,
- *limit 5 hodin je v případě, že vznikne zaměstnanci na území ČR právo na tuzemské stravné
- méně než 1 hod. – zahraniční stravné se neposkytuje.
Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné ve výši základní sazby snížené za každé bezplatné jídlo až o hodnotu:
- 70% zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné v třetinové výši základní sazby,
- 35% zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve dvoutřetinové výši základní sazby,
- 25% zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby.
b) kapesné
Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout kapesné do výše 40% zahraničního stravného.
c) další cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě
- tuzemské stravné
- náhrada jízdních výdajů
- náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny
- náhrada výdajů za ubytování
- náhrada nutných vedlejších výdajů
Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice České republiky nebo doba odletu z České republiky a příletu do České republiky při letecké přepravě.
Pro určení korunové hodnoty zahraničního stravného a částky zahraničního stravného v dohodnuté měně se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den vyplacení zálohy. Pokud nebyla poskytnuta záloha, použijí se kurzy vyhlášené Českou národní bankou platné v den nástupu zahraniční pracovní cesty.
Příklady sazeb zahraničního stravného na rok 2016 dle vyhlášky č. 309/2015 Sb.
| Země | Měna | Základní sazby zahraničního stravného |
| Německo | euro | 45 |
| Rakousko | euro | 45 |
| Polsko | euro | 35 |
| Slovensko | euro | 35 |
| Velká Británie | anglická libra | 40 |
| Spojené státy Americké | americký dolar | 55 |
| Rusko | euro | 45 |
| Čína | euro | 45 |